Datenschutz KI-Telefonassistenz

1. Verantwortlicher
Andreas Schick
Malerbetrieb Andreas Schick
Rosendalstraße 141
40882 Ratingen
Telefon: 01590 4498298
E-Mail: info@malerbetrieb-schick.de

2. Zweck und Funktionsweise
Wir nutzen den KI-gestützten Telefonassistenten ARVIA Voice, um eingehende Anrufe
entgegenzunehmen, wenn wir nicht persönlich erreichbar sind. Der Assistent nimmt Ihr Anliegen
und gegebenenfalls einen Rückrufwunsch auf und stellt uns die Informationen zur weiteren
Bearbeitung bereit.
Zu Beginn des Gesprächs werden Sie darauf hingewiesen, dass Sie mit einem digitalen
Telefonassistenten sprechen.
Der Assistent dient der Aufnahme von Nachrichten und der Beantwortung allgemeiner Fragen zu
unserem Betrieb. Verbindliche Angebote, Preisvereinbarungen oder Terminzusagen erfolgen
durch ihn nicht. Die weitere Bearbeitung Ihres Anliegens übernehmen wir persönlich.

3. Verarbeitete Daten
Im Rahmen des Telefonats werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:
• Ihre übermittelte beziehungsweise mitgeteilte Telefonnummer;
• Ihr Name und weitere Kontaktdaten, soweit Sie diese nennen;
• die von Ihnen mitgeteilten Informationen zu Ihrem Anliegen, beispielsweise gewünschte
Arbeiten, Angaben zum Objekt oder Rückrufwünsche;
• Datum, Uhrzeit und Dauer des Anrufs;
• das Gesprächstranskript und die automatisch erstellte Zusammenfassung.
Die gesprochenen Inhalte werden während des Gesprächs technisch verarbeitet und in Text
umgewandelt. Dabei entsteht eine schriftliche Mitschrift des Gesprächs, das sogenannte
Transkript. Zusätzlich wird eine Zusammenfassung erstellt und unserem Betrieb per E-Mail
übermittelt.
Audiodateien des Gesprächs werden nicht gespeichert.

4. Rechtsgrundlagen
Soweit Ihre Anfrage der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags mit Ihnen dient, erfolgt
die hierfür erforderliche Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Bei sonstigen geschäftlichen Anliegen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1
lit. f DSGVO, soweit sie zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist und Ihre
Interessen oder Grundrechte nicht überwiegen.
Unsere berechtigten Interessen bestehen darin, auch bei persönlicher Nichterreichbarkeit
telefonisch erreichbar zu bleiben, Anliegen strukturiert entgegenzunehmen, Rückrufe
vorzubereiten und Kundenanfragen zuverlässig zu bearbeiten.
Soweit für übernommene Geschäftsunterlagen gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen,
erfolgt die hierfür erforderliche weitere Speicherung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
in Verbindung mit der jeweiligen gesetzlichen Verpflichtung.

5. Anbieter und Empfänger
Wir beziehen den KI-Telefonassistenten ARVIA Voice über die WinWorker GmbH, Emmericher
Weg 12, 47574 Goch, Deutschland.
Zur technischen Bereitstellung werden Dienstleister für den Betrieb der Telefonassistenz und die
Verarbeitung der Gesprächsinhalte eingesetzt. Innerhalb unseres Betriebs erhalten diejenigen
Personen Zugriff auf Ihre Angaben, die mit der Bearbeitung Ihres Anliegens betraut sind.
Gesprächszusammenfassungen werden unserem Betrieb per E-Mail übermittelt.

6. Speicherdauer
Die personenbezogenen Anrufdaten einschließlich der Transkripte und
Gesprächszusammenfassungen werden im System der KI-Telefonassistenz für 30 Tage
gespeichert und anschließend anonymisiert. Gesetzliche Ansprüche auf eine frühere Löschung
bleiben unberührt.
Die automatische Anonymisierung im Telefonassistenten erfasst nicht die bereits an unseren
Betrieb versandten E-Mail-Zusammenfassungen oder Informationen, die wir zur Bearbeitung in
unsere Kunden- beziehungsweise Projektunterlagen übernommen haben.
Diese Informationen bewahren wir auf, solange sie für die Bearbeitung Ihres Anliegens, die
Durchführung eines Auftrags oder die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich
sind. Anschließend werden sie gelöscht, sofern keine sonstigen rechtlichen Gründe einer
Löschung entgegenstehen.

7. Freiwilligkeit und alternative Kontaktaufnahme
Die Nutzung des KI-Telefonassistenten ist freiwillig. Es besteht keine Verpflichtung, Ihr Anliegen
über diesen Kontaktweg mitzuteilen.
Sie können uns alternativ per E-Mail unter info@malerbetrieb-schick.de kontaktieren.
Wenn Sie keine ausreichenden Angaben zu Ihrem Anliegen oder keine erreichbare
Kontaktmöglichkeit hinterlassen, können wir Ihre Anfrage gegebenenfalls nicht bearbeiten oder
Sie nicht zurückrufen.
8. Keine automatisierten Entscheidungen
Der Telefonassistent trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher
Wirkung oder vergleichbar erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Über
Angebote, Aufträge und verbindliche Termine entscheiden wir persönlich.

9. Betroffenenrechte
Das geltende Datenschutzrecht gewährt Ihnen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer
personenbezogenen Daten unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:
• Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO;
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO;
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO;
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO;
• Recht auf Unterrichtung über die Empfänger von Berichtigungen, Löschungen oder
Einschränkungen gemäß Art. 19 DSGVO;
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO;
• Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO;
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO, soweit eine
Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis
dahin erfolgten Verarbeitung;
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO.
Besonderer Hinweis zum Widerspruchsrecht
Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit
Widerspruch einlegen.
Wir verarbeiten die betroffenen Daten anschließend nicht weiter, es sei denn, wir können
zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten
überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von
Rechtsansprüchen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter: info@malerbetrieb-schick.de
Sie können sich außerdem bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen oder einer anderen zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

Stand: 2. Oktober 2026